Regulamin uczestnictwa w konferencji Gastro Aktualności 2019

§1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencji „Gastro Aktualności 2019”, która odbędzie się w dniach 5-6.04.2019 r. w Warszawie, zwanej dalej „Konferencją”.

2. Konferencja organizowana jest przez Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Skrajna 12-14, NIP 712-24-12-888 zwane dalej „Organizatorem”.

3. Oficjalny serwis internetowy Konferencja znajduje się pod adresem: www.gastroaktualnosci.com.pl

4. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 rok numer 62, poz, 504 z późn. zm.).

§ 2. Rejestracja Uczestników

1.   Osoba zainteresowana uczestnictwem w Konferencji może dokonać rejestracji poprzez:

a. system rejestracji elektronicznej dostępny na stronie www.gastroaktualnosci.com.pl, zakładka „Rejestracja”

b. e-mail: gastro-aktualnosci@czelej.com.pl pisząc w tytule nazwę konferencji. W treści e-mail należy podać: imię i nazwisko uczestnika, adres korespondencyjny, adres mailowy, telefon oraz pełne dane do faktury (jeśli dotyczy)

c. rejestrację osobistą przed rozpoczęciem Konferencji (w miarę dostępności miejsc)

2. Warunkiem rejestracji jest wypełnienie/podanie danych obowiązkowych oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.

3. Po wypełnieniu formularza na wskazany w formularzu adres e-mail zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja z danymi niezbędnymi do dokonania płatności lub w przypadku płatności on-line – potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

4. W przypadku braku otrzymania informacji wskazanych w pkt. 3 §2, w ciągu 24 godzin, Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem adresu e-mail: gastro-aktualnosci@czelej.com.pl

5.    Uczestnik jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Konferencji zgodnie z cennikiem podanym w niniejszym Regulaminie oraz na stronie internetowej Konferencji.

6.   Podanie danych w trakcie rejestracji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w celu organizacji Konferencji. Każdy klient ma prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania, zarządzania, zaprzestania przetwarzania oraz zażadania ich usunięcia. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak zgody uniemożliwia realizację zamówień.

7.    W przypadku zgłoszeń grupowych Uczestnik oświadcza, że przesyłając dane zgłaszanych osób uzyskał ich zgodę na udział w Konferencji oraz na przekazanie ich danych osobowych do Organizatora w celu realizacji zamówienia.

8. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo Czelej sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, przy ul. Skrajnej 12-14. Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wglądu do danych osobowych oraz ich poprawienia oraz odwołania.

9.    Warunki płatności oraz koszty uczestnictwa w Konferencji określa §3 Regulaminu. Aktualne ceny dostępne są również na stronie Konferencji w zakładce „Rejestracja”.

§ 3. Warunki płatności oraz koszt uczestnictwa

1.    Płatność możliwa jest przelewem bankowym tradycyjnym lub przelewem on-line, kartą płatniczą, kartą kredytową za pośrednictwem systemu PayU.pl.

2.    Przelew bankowy należy wykonać w terminie 7 dni od daty przesłania zgłoszenia rejestracyjnego, ale nie później niż do dnia 27 marca 2019 r. na rachunek bankowy o numerze: Bank Ochrony Środowiska S.A. O/Lublin nr rachunku: 67 1540 1144 2114 6406 8224 0004, nazwa odbiorcy: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin, tytułem: Nazwa konferencji, imię i nazwisko uczestnika/firma

3.    Decyduje data wpływu na rachunek bankowy Organizatora.

4.    Koszt uczestnictwa:

• Wpłata do 10 marca 2018 – 560 zł (zawiera 23% VAT)
• Wpłata po 10 marca 2018 – 660 zł (zawiera 23% VAT)
  Termin zgłoszeń do 22 marca 2019 lub do wyczerpania miejsc
  
  

5.    Cena obejmuje udział w Konferencji, materiały kongresowe, catering oraz materiały dodatkowe udostępniane uczestnikom Konferencji.

6.    Koszt pobytu i przejazdu w celu uczestnictwa w Konferencja oraz inne koszty własne, Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

7.    Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych dotyczących Konferencji.

8.    Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa w imprezach dodatkowych lub odpłatności za ograniczony dostęp w imprezie, konkursów itp.

9.    Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.

10.    Po dokonaniu płatności z tytułu udziału w Konferencji Organizator wystawi Uczestnikowi paragon. Na wyraźne życzenie Uczestnika tj. po podaniu „danych do faktury” wystawiona zostanie faktura VAT.

11.    Ceny Usług Promocyjno-Reklamowych są ustalane indywidualnie w ramach oddzielnych umów handlowych.

§ 4. Rezygnacja Uczestnika

1.    Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencja poprzez przekazanie pisemnej informacji o rezygnacji z udziału w Konferencji do biura Organizatora na adres: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 14, 20-802 Lublin lub za pośrednictwem adresu e-mail: gastro-aktualnosci@czelej.com.pl Z dopiskiem na kopercie/tytułem e-maila: Rezygnacja udziału w Konferencji „Gastro Aktualności 2019” + imię i nazwisko uczestnika.

2.    W przypadku zgłoszenia rezygnacji do 30 dni włącznie przed dniem Konferencji, Uczestnik otrzymuje zwrot 50% wpłaconej należności. W przypadku dokonania zgłoszenia rezygnacji w okresie poprzedzającym Konferencję krótszym niż 30 dni, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.

3.    Wpłacone środki zostaną zwrócone Uczestnikowi na konto przelewem lub przekazem pocztowym w ciągu 14 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał informację o rezygnacji.

4.    Brak wpłaty nie jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w Konferencja.

5.  Nieuiszczenie należności w przewidzianym terminie będzie skutkowało koniecznością uiszczenia pełnej kwoty powiększonej o odsetki ustawowe.

§ 5. Reklamacje

1. Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 14 dni od dnia otrzymania.
3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.
4. Reklamacje dotyczące udziału w Wystawie np. rozmiary faktycznie przydzielonej powierzchni, lokalizacji stoiska itp. powinny zostać zgłoszone najpóźniej podczas trwania Wystawy, przed demontażem stoisk.

§ 6. Ubezpieczenie i odpowiedzialność

1.   Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy Uczestników, wystawców i innych osób biorących udział w Konferencji, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody przez nich wyrządzone, jak również spowodowane siłą wyższą. Powyższe nie dotyczy odpowiedzialności za szkody umyślnie spowodowane przez Organizatora.

2.  Niezależnie od podstawy prawnej, w żadnym przypadku Organizator nie będzie odpowiedzialny za utratę zysków, utratę danych, oprogramowania, jak również ich przywrócenie do stanu poprzedniego, skutki przerwania prowadzenia działalności gospodarczej. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektu, w którym prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

3.    Uczestnicy Konferencji, wystawcy i inne osoby biorące udział w Konferencji są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i PPOŻ obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowany jest Konferencja.

4.    Zabronione jest filmowanie i nagrywanie bez zgody Organizatora.

5.   Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do zdjęć, nagrań wykonanych podczas Konferencja z utrwalonym wizerunkiem Uczestnika bądź jego reprezentantów i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla organizatora.

6.    Ustalenie powyższe dotyczy sytuacji, gdy Uczestnik bądź jego reprezentant zostanie sfotografowany lub sfilmowany wraz z innymi osobami biorącymi udział w Konferencja w trakcie swoich aktywności oraz wtedy gdy Uczestnik bądź jego reprezentant dobrowolnie wyraził zgodę na udzielenie filmowanego wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia.

7.    Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów reklamowych, promocyjnych i marketingowych wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.

8.    Udział osób uczestniczących w poszczególnych elementach programu Konferencji może być sprawdzany i monitorowany np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów lub z wykorzystaniem systemów elektronicznych.

9. Wstęp na wystawę firm farmaceutycznych mają tylko osoby, które są uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Ze względu na bezpieczeństwo uczestników oraz wystawców organizatorzy zobowiązani są do egzekwowania okazywania identyfikatorów.

§ 7. Dane osobowe i pliki cookies

Zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej pod adresem: gastroaktualnosci.com.pl/privacy

§ 8. Postanowienia końcowe

1.    Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, jak również zmiany jego terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Konferencja bez podania przyczyny.

2.    W takim przypadku Uczestnikom zwrócona zostanie cała należność wpłacona tytułem udziału Uczestnika w Konferencji w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o odwołaniu.

3.  Uczestnikom nie przysługują w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze związane z odwołaniem Konferencji, zmianą jego terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Konferencji.

4.    Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem.

5.    Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 23 maja 2018 r.